La implementación del expediente electrónico en el Poder Judicial del Perú

ENSAYO COMPARATIVO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

GOBIERNO ELECTRÓNICO EN EL PERÚ: PODER JUDICIAL IMPLEMENTA EXPEDIENTE DIGITAL

Sin duda, la aplicación de la tecnología al quehacer judicial abre un mundo de oportunidades. En este contexto, deseo destacar que este emprendimiento generará una transformación radical en la estructura organizacional del Poder Judicial y esperamos tenerlo implementado gradualmente y con prudencia”.

“El futuro es el expediente electrónico, sin papel”- dijo al resaltar el apoyo del Banco Mundial para iniciar el desarrollo de la primera fase el expediente electrónico, que abarcará, en primer término, toda la materia laboral del Distrito Judicial de Lima Norte. “Sin duda –añadió- esto será un hito fundamental en la historia del Poder Judicial. Un antes y un después en el devenir de nuestra institución”.

El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático seguro e interactivo.

Actualmente en el Perú el rubro de los expedientes está contenido en la Sección tercera, título II del Código Procesal Civil, artículo 136 que a la letra dice: Artículo  136.- Los Auxiliares jurisdiccionales son responsables de la formación, conservación y seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de la numeración correlativa y sin interpolación de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales sean suscritas por el Juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su contenido y las demás responsabilidades que la ley les señala. La interpolación en la numeración correlativa sólo es procedente por resolución autoritativa del Juez y bajo su responsabilidad”.

Cuartos hacinados, miles de folios y papeles superpuestos llenaban decenas de oficinas en las múltiples oficinas del Poder Judicial. El conocido papeleo entrampa los procesos judiciales gracias a la cantidad de documentos que se tienen que recibir, registrar, archivar y trasladar. Al parecer y aunque no lo crea, esto formará parte del pasado.

Al menos para el área de Lima Norte, donde hoy se inauguró el expediente digital. La implementación de este expediente digital ha sido posible gracias al aporte del Banco Mundial con lo que se busca agilizar procesos y aligerar la carga procesal. Todos los litigantes de Lima Norte ahorrarán tiempo y dinero con el expediente digital, pues  ya no tendrán que acudir a los juzgados para conocer el estado de sus expedientes, sino que lo podrán hacer desde cualquier lugar con acceso a Internet.

El inicio del traspaso del papel a lo digital se inició en Diciembre del 2013 y se requirió de un aporte de 15 millones de soles financiados por el Poder Judicial y el Banco Mundial. La segunda etapa de digitalización contempla a las Cortes de Lima, Junín y Tacna, en las salas especializadas en lo Comercial y Familia, y contará con el financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo, por cinco millones de soles.

Finalmente, la tercera y más grande etapa tendrá como objetivo la implementación total de esta solución informática en todas las cortes superiores a nivel nacional. Este último paso requerirá de una inversión de 30 millones de soles y se cumplirá en un plazo aproximado de tres años.

Al respecto, el titular del Poder Judicial, Enrique Mendoza, señaló: “Con este proceso, anualmente ahorraremos un promedio de 10 millones de soles, sólo por la reducción de la compra y uso de papel. Pero además, garantizaremos un mayor orden y rapidez en los procesos, facilitando el desarrollo de los mismos” acotó.

Implementación del Expediente Digital

El expediente digital consiste en la conversión de documentos y procedimientos físicos a digitales, mediante el uso de un sistema virtual seguro e interactivo. Todas las partes tendrán acceso permanente utilizando una firma digital certificada de acuerdo a los estándares vigentes y a través de una casilla electrónica. El sistema del Expediente Digital utilizará dos sistemas que existen en el Poder Judicial: el Sistema de Información Judicial (SIJ) y el Sistema de Notificaciones Electrónicas. Este proyecto permitirá que algunos procesos físicos se realicen de manera inmediata, como la recepción de la demanda en despacho del juez que antes demoraba tres días; así como el traslado de la demanda, traslado de la contradicción y notificación de convocatoria de la audiencia, los cuales antes demoraban 30 días. De 151 días que es un promedio de tiempo para los procesos comerciales, se pasará a 28 días.
En los próximos seis meses se capacitará a jueces y secretarios judiciales y se instalará módulos de asesoría para orientar a los litigantes sobre este nuevo mecanismo. En mayo del 2011 se empezará a usar el Expediente Digital como proyecto piloto en los juzgados comerciales.

Expediente Digital: ¿adiós a los folios?

Si bien la digitalización de los expedientes judiciales aún no se ve materializada en todas las jurisdicciones del país, el primer paso se ha dado con un plan piloto en la Corte de Lima Norte. El cálculo total de la inversión a nivel nacional ascendería a S/. 11 millones.

¿Será el inicio del fin para la demora y el obstáculo procesal? En ceremonia convocada por Enrique Mendoza, el saliente presidente de la Corte Suprema oficializó el lanzamiento de la plataforma electrónica para los expedientes judiciales. Con esta herramienta será posible condensar los miles de folios de un proceso en una sencilla base informática, lo que supondría un ahorro de S/.12 millones en papel.

 

 Con este proyecto, el cual será continuado por el magistrado Víctor Ticona tras la salida de Mendoza, los justiciables y litigantes podrán acceder a un sistema informático que les provee de opciones de navegación avanzada. Asimismo, las audiencias serán registradas en videos que podrán visualizarse a través de la consulta virtual.

 Pese a que aún se encuentra en una etapa piloto, los beneficios relativos a la digitalización de los expedientes ya son notorios en casos laborales vistos en la Corte de Lima Norte, lugar designado para dar inicio a las pruebas desde noviembre de este año.

 Según Samuel Villamont Sifuentes, gerente del proyecto de Expediente Digital, la implementación se verá completada en un plazo aproximado de cinco años. “Para algunas especialidades, como la laboral y la penal, la implementación será muy sencilla", afirma el ingeniero. Sin embargo, reconoce que "para otras (como la civil), en cambio, se van a necesitar cambios normativos que partan del Legislativo”. Para tal caso, la implementación tardaría más de lo previsto, considerando además que será necesario un incremento presupuestal para la compra de equipos informáticos que soporten la moderna plataforma y capacitaciones continuas para los trabajadores judiciales. 

 1. ¿Qué es el expediente electrónico?

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico.

Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.

2. ¿Cuáles son las principales características de un expediente electrónico?

-Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.

-Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.

-Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

-Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de Internet.

-Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los expedientes 100% electrónicos pueden ser interoperados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.

-Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles.

-Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.

-Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para el pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel de expedientes electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los propios funcionarios definir los tipos de expedientes disponibles y los datos asociados a los mismos.

-Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el flujo documental no son necesarias.

-Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.

-Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: >> Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. >> En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

3. Algunas ventajas más asociadas al uso de los expedientes electrónicos.

Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos.

Asimismo, la información que el software del expediente electrónico brinda respecto al proceso documental puede ser utilizada por los propios organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser simplificadas. Contar con información actualizada y completa propicia la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la administración en procura de mayor eficiencia y rentabilidad.

La generación de datos aporta un pleno conocimiento de la gestión pudiéndose elaborar estadísticas sobre, por ejemplo, la cantidad de expedientes que se iniciaron en torno a un mismo tema, o cuántos corresponden a determinada oficina, se puede también cuantificar los tiempos totales o parciales que insume cada trámite, o elaborar índices de eficiencia a partir de indicadores cuantificables.

En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el expediente electrónico constituye un facilitador de las tareas, porque las simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la información que necesita para tomar decisiones y realizar su actuación. Y si requiere acceder a otros expedientes (por que sean similares, para evaluar antecedentes, etc.), podrá hacerlo rápidamente al tenerlos centralizados, completamente disponibles y con herramientas de búsqueda eficientes.

Con la implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los costos de papelería e impresión, los tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de los traslados de papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

Lo más importante es que los litigantes ahorrarán tiempo y dinero: ya no tendrán que acudir a los juzgados para conocer el estado de sus expedientes, sino que lo podrán hacer desde cualquier lugar con acceso a Internet a través de una casilla electrónica.

El Expediente Digital Judicial cuenta con componentes como el Software del Expediente Digital, la Firma Digital, la Notificación Electrónica, la Línea de Digitalización, el Sistema de Gestión de Audio y Video y la Interoperabilidad (Integración con servicios comunes).

ANÁLISIS COMPARADO DEL PODER JUDICIAL ELECTRÓNICO EN AMÉRICA LATINA.

I. El Gobierno Electrónico y América Latina.  

El gobierno electrónico ha sido definido como el uso de las Tics (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno. Esto es: para facilitar el más accesible servicio gubernamental, a través del mayor acceso público a la información y para hacer el gobierno más prestador de cuentas ante los ciudadanos. Involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B).    

Es importante distinguir el gobierno electrónico de la democracia electrónica. La democracia electrónica ha sido definida4 como todos los medios de comunicación que permiten empoderar al ciudadano en su esfuerzo para volver a los gobiernos más prestadoras de cuentas de sus acciones. Dependiendo de que aspectos de democracia  estén siendo promovidos, la democracia electrónica puede emplear diferentes técnicas. A saber: (1) Incrementar la transparencia del proceso político. (2) Elevar el involucramiento directo y participativo de los ciudadanos. (3) Mejorar la calidad en la formación de opinión abriendo nuevos espacios de información y deliberación.   

II. El Poder Judicial Electrónico en América Latina.  

En la primera parte definimos el gobierno electrónico como el uso de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para promover el más eficiente y efectivo gobierno, por lo cual la e-justicia podría conceptualizarse como el uso de las TICs para promover la más eficiente y efectiva administración de justicia. De otra manera, la administración de justicia y su incorporación de las TICs de la información es una dimensión del gobierno electrónico. Por lo tanto, al igual que el gobierno electrónico que involucra información y servicios no sólo en la esfera del gobierno (G2G), sino también hacia los ciudadanos y el mundo de los negocios.(G2C y G2B), la e-justicia podría ser estudiada como una política pública en por lo menos esas tres dimensiones.  

 a) El Expediente Judicial Electrónico en Argentina.
 

La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.

La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.

La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos adelantos los procesos judiciales. Esta incorporación ha sido paulatina y sin una norma que regulara la cuestión. Este proceso de incorporación de avances tecnológicos ha culminado con la reciente  sanción de ley 26.685 de expediente electrónico.

b) El Expediente Judicial Electrónico en Brasil.

En el Brasil, desde el 2010, se implementa el sistema electrónico de expedientes, donde todo se envía por este medio. Tanto la demanda, como la contestación, notificaciones, las pruebas, las resoluciones.

-Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.

¿Qué ventajas tiene?:

Con la implementación del sistema, se redujo el 70% el tiempo de duración de los procesos. ¿Por qué? Ese es el problema, la duración del proceso. El 70% de tiempo se gasta con actos burocráticos, con sellos, foliar, notificar, búsqueda de expedientes para que lleve al abogado, el tiempo en el que este ve el expediente, entre otras cosas.

c) El Expediente Judicial Electrónico en Paraguay.

La implementación del expediente judicial electrónico permitirá a la justicia paraguaya dar un gran avance positivo en la administración rápida, eficaz, transparente y justa del proceso judicial.

Las ventajas logradas serán las siguientes:

En primer lugar, anula la posibilidad del EXTRAVÍO O HURTO del expediente papel, y el posterior y engorroso trámite de reconstitución del expediente. Actualmente, la “desaparición involuntaria” del expediente constituye todo un problema para el administrador de justicia y para la parte perjudicada. La justicia paraguaya no puede seguir permitiendo y tolerando el hurto premeditado de un instrumento público, el cual es aún practicado por abogados y partes deshonestas que han perdido jurídicamente el proceso judicial, realizando como última reacción criminal la desaparición del expediente.

Con la implementación del expediente judicial electrónico, la posibilidad de pérdida o extravío de los autos procesales será desterrada totalmente, dado que la causa permanece siempre disponible en forma electrónica, y a disposición de las partes y del juzgador; y ya no en forma individual sobre quién detente el expediente físicamente. Debemos recordar que actualmente el trámite de reconstitución de un expediente atenta directamente sobre la credibilidad y celeridad de la justicia paraguaya, la cual no puede evitar que sus expedientes sean “extraviados”; como así también, cuando debe reconstituirlos atenta contra la celeridad procesal, recordando que la MAYOR INJUSTICIA ES EL RETARDO DE JUSTICIA, frase que concuerda lastimosamente con el extravío del expediente y la posterior reconstitución.

 Consulta online: La implementación del expediente judicial electrónico permitirá a todas las partes intervinientes consultar y producir actuaciones judiciales las 24 horas del día, dado que la plataforma electrónica no prevé horario de atención a las partes, como lo es actualmente hasta las 13:00 horas; horario previsto para la atención y presentación de escritos judiciales. La posibilidad de consultar vía web durante las 24 horas del día, permite asimismo al abogado u otras partes habilitadas; desde la comodidad de su estudio jurídico, desde una computadora ubicada en el extranjero, o igualmente desde la portabilidad de su teléfono celular, consultar el estado procesal del expediente de su interés.

Toda esta gestión lógicamente lo realiza accediendo al sistema con una CLAVE ÚNICA DE IDENTIFICACIÓN JUDICIAL (PIN JUDICIAL), similar al pin otorgado por los bancos a los titulares de cuentas, que les permite acceder vía cajeros automáticos. El expediente judicial electrónico brinda a las partes la posibilidad de realizar un seguimiento online permanente de sus presentaciones así como de su contraparte, y de las resoluciones dictadas por el Juez.

 Firma digital: Otra de las ventajas de la puesta en marcha del expediente judicial electrónico será que las partes podrán incorporar al proceso electrónico actuaciones procesales vía escritos judiciales electrónicos, todo ello firmando digitalmente, tal como lo prevé la Ley 4017/2010 en el capítulo referido a la firma digital. La FIRMA DIGITAL tendrá pleno valor; con el consiguiente ahorro de papel y tiempo utilizados en la realización de trámites que obligan actualmente a las partes a firmar con puño y letra.

d) El Expediente Judicial Electrónico en el Perú.

El Poder Judicial da un nuevo paso en el desarrollo de la justicia digital y emprende la migración al expediente electrónico, una plataforma online destinada al registro y ejecución, sin uso del papel, de flujos procesales.

 “Los juicios en el Perú serán hasta un 70% más rápidos con el expediente digital, cuya implementación se inició en la Corte de Lima Norte, ahora se extenderá a todo el país”, aseguró el titular de la judicatura, Enrique Mendoza, quien agregó que este proceso se realizará en seis años.

Al presentar esta nueva plataforma informática, la autoridad afirmó que el salto a la digitalización de la administración de justicia implicará múltiples beneficios para los litigantes. “Estamos en la segunda generación de reformas destinadas a mejorar todos nuestros procedimientos”.

Estimó que este proceso implicará importantes ganancias en accesibilidad, pues los litigantes podrán ver sin restricción, durante las 24 horas, los expedientes judiciales, desde cualquier punto con internet. Mientras que esta entidad, además, podrá ahorrar 12 millones de nuevos soles al año, al no comprar papel.

“Estamos en la ruta correcta y confiamos en que la siguiente gestión, del electo presidente del Poder Judicial, Víctor Ticona, continuará implementando este formato para que adquiera alcance nacional”, subrayó Mendoza, tras recordar que este proyecto se inició con la gestión del anterior titular de la Corte Suprema, Hugo Sivina.

Así, entre las características del expediente digital se tiene el envío de notificaciones a casillas electrónicas; la consulta de expedientes y de la jurisprudencia mediante la página web del Poder Judicial.

Por este último, el litigante podrá verificar, desde cualquier lugar, la consistencia entre la jurisprudencia existente y la sentencia de su juicio, manifestó el magistrado. 

Etapa de transición:

A la fecha, el expediente digital se encuentra en una etapa piloto.

Así funciona en la Corte de Justicia de Lima Norte en casos laborales actuados en el marco de la nueva Ley Procesal de Trabajo.

Concluida la etapa piloto, esta herramienta digital se extenderá a las especialidades comerciales y de familia.

Su implementación plena, tanto a escala de funcionalidades como de extensión a otras cortes y especialidades, requiere de la emisión de disposiciones legales del Poder Legislativo y de la asignación de presupuesto por el Poder Ejecutivo. 

Ventajas:

La digitalización representa una verdadera revolución cuantitativa y cualitativa de los servicios que presta la judicatura.

Los litigantes, de este modo, deben esperar mejoras en materia de celeridad, accesibilidad, transparencia, ahorro, productividad ante una mejor gestión, etcétera.

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